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1、情况说明的标准格式，主要分五步。
第一步，题头写情况说明或关于XX情况的说明，第二行写称呼，这个也非常之重要，称呼是谁？是你要把这个情况向谁说明向谁反映的。
第二步正文，就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。
第三步就是小结或总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。
第四步结尾是必须有的，比如“特此说明”这个也常用，如果是请假条，可写此致下一行写敬礼。
最后一步也是关键的一步，落款：说明人姓名，注明时间，地点。如果是个人需要请假，题头也可直接写请假条其余格式相同。不少人无从写起，非常的烦恼，要不乱写一通，让领导或者上级看完后摸不着头脑，甚至不让你请假或者误会你，导致后果很严重。
向有关部门反映情况的书面证明叫什么
按信访标准格式书写。向住建局反映问题资金问题的书面报告按信访标准格式书写。先写明标题：关于XXX的情况反映。写明称谓：市（区）住建局。正文：现反映情况如下，XXX处理XXX问题时有情况发生。结束语：特此报告，请审阅。反映人：XXX（居右）。写上日期：XX年XX月XX日（居右）。
反馈。
向有关部门反映情况的书面证明文件叫“反馈”。公文反馈意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。
反馈的格式是标题：关于xxx的反馈意见。称谓：xxx单位或个人。正文：写要反馈的意见。比如某商品使用的优缺点，针对问题向该公司提出改进意见或建议。落款：反馈人姓名，地址，****，年月日。
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